A prospeção comercial B2B e o RGPD: o que precisa de saber

É vital que os profissionais de vendas B2B compreendam as subtilezas do RGPD e o seu impacto nas suas atividades de prospeção comercial, de forma a manter uma abordagem legal, ética e sustentável.

Neste artigo, vamos explorar os elementos essenciais que os profissionais de prospeção comercial B2B devem conhecer no que diz respeito ao RGPD. Analisaremos em pormenor os princípios fundamentais do RGPD, tal como definidos pela CNIL, como o consentimento explícito e a minimização de dados, bem como as formas corretas de tornar a prospeção comercial uma atividade totalmente compatível com o RGPD. Desde a gestão de bases de dados à proteção de informações sensíveis, exploraremos as melhores práticas para combinar a conformidade regulamentar e o sucesso comercial.

Este artigo tem um carácter meramente informativo e não representa um parecer jurídico. Não substitui o aconselhamento de um advogado especializado nestas matérias, que poderá aconselhar sobre as práticas específicas de qualquer interveniente no mercado que pretenda implementar uma estratégia comercial em plena conformidade com a lei.

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O que é a prospeção comercial?

A prospeção comercial, também conhecida como prospeção comercial, é uma técnica utilizada pelas empresas para entrar em contacto com novos clientes potenciais e promover os seus produtos ou serviços. Trata-se de uma abordagem proativa em que os vendedores ou representantes comerciais iniciam o contacto com os potenciais clientes sem que estes tenham manifestado qualquer interesse prévio.

O principal objetivo da prospeção de vendas é estabelecer um primeiro contacto com os potenciais clientes, a fim de apresentar as vantagens e as características dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Isto pode ser feito através de chamadas frias, e-mails frios, visitas presenciais ou outras formas de comunicação direta (redes sociais, Linkedin, etc.).

É importante notar que a prospeção comercial pode suscitar reações contraditórias por parte dos potenciais clientes. Alguns podem estar abertos à abordagem e ver uma oportunidade de negócio, enquanto outros podem ser reticentes ou desconfiados desta abordagem comercial, que pode ser entendida como uma intrusão. É por isso que é crucial que os profissionais de vendas B2B adoptem uma abordagem respeitosa, empática e personalizada, a fim de ganhar a confiança e o interesse dos potenciais clientes.

A prospeção comercial pode ser uma ferramenta eficaz para desenvolver novos mercados, expandir a sua base de clientes e estimular o crescimento do negócio. No entanto, é importante cumprir as leis e regulamentos em vigor, especialmente no que diz respeito à proteção dos dados pessoais dos potenciais clientes. O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) na Europa, através da CNIL, estabeleceu regras rigorosas para reger a prospeção comercial e garantir a confidencialidade e o respeito pela privacidade dos indivíduos.

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Definição de RGPD :

O RGPD, adotado pela União Europeia em 2016 e aplicado desde maio de 2018, foi concebido para reforçar a privacidade e a proteção dos dados pessoais dos indivíduos. Embora o RGPD se destine principalmente a transações comerciais que envolvam cidadãos europeus, tem também um impacto significativo nas empresas não europeias que pretendam fazer negócios com entidades europeias. O cumprimento do RGPD é agora uma condição sine qua non para estabelecer parcerias duradouras e manter a confiança nas relações B2B.

Em termos práticos, este regulamento significa que todas as práticas de prospeção devem respeitar determinados limites, quer em termos de tratamento dos dados pessoais e profissionais das pessoas inquiridas, quer em termos das possibilidades oferecidas a essas mesmas pessoas de retirarem os seus dados de forma clara e simples. No B2B (tal como no B2C), a recolha de informações para efeitos de constituição de uma base de dados implica que as entidades jurídicas em nome das quais as informações são recolhidas sejam informadas da recolha dessas mesmas informações.

Em termos concretos, eis os pré-requisitos para a prospeção comercial do RGPD:

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Correio eletrónico e correio:

A prospeção comercial de profissionais por correio eletrónico e/ou postal pode basear-se nos interesses legítimos da organização.

Quando se recolhe um endereço de correio eletrónico, é necessárioinformar a pessoa em causa da intenção de utilizar essa recolha para fins de prospeção eletrónica, oferecendo-lhe a possibilidade de se opor de forma simples e gratuita. Se os dados já estiverem na posse da empresa ou tiverem sido obtidos junto de terceiros, é essencial garantir que a pessoa em causa foi informada do tratamento e tem o direito de se opor.

O contacto deve estar relacionado com a profissão da pessoa a contactar. Por exemplo, uma mensagem que destaque as vantagens de um pacote de software pode ser enviada para paul.toto[@]nome da empresa, Diretor de TI. Além disso, é imperativo que cada mensagem de correio eletrónico de prospeção especifique claramente a identidade da pessoa que envia a mensagem.

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Telemarketing

O telemarketing só pode ser efectuado se, aquando da recolha dos números de telefone, as pessoas forem informadas de que os seus dados serão utilizados para fins de prospeção e se lhes for dada a possibilidade de retirarem essa informação a qualquer momento, de forma simples e gratuita.

Regra geral, é preferível não utilizar números de telemóvel, a menos que o potencial cliente os tenha fornecido voluntariamente, por exemplo, através de um formulário de contacto. O telemarketing em telemóveis pode ser visto como particularmente intrusivo, pelo que o consentimento prévio é ainda mais essencial.

Em todos os casos, cada solicitação deve permitir à pessoa interessada conhecer a identidade da organização que iniciou o contacto e, se assim o desejar e de forma simples, manifestara sua recusa em receber novas solicitações.

O respeito destas regras é tanto mais essencial quanto a prospeção telefónica é uma das práticas comerciais de prospeção mais frequentemente considerada intrusiva e, por conseguinte, suscetível de gerar as reações mais negativas.

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SMS e MMS

Por último, o mesmo se aplica ao envio de mensagens de texto, automatizadas ou não. Quando o seu número de telemóvel é recolhido, as pessoas devem ser informadas de que o seu número será utilizado para fins de prospeção eletrónica e devem poder opor-se a essa utilização de forma simples e gratuita.

Se os dados já estiverem na posse da empresa ou tiverem sido adquiridos a terceiros, deve garantir-se que a pessoa em causa foi informada do tratamento e pode opor-se ao mesmo.

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Que práticas comerciais devem ser evitadas?

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Quando se trata de realizar a prospeção comercial B2B em conformidade com o RGPD, é essencial evitar certas práticas que podem comprometer a proteção dos dados pessoais. No B2B, embora o consentimento prévio não seja obrigatório, é, no entanto, essencial estabelecer uma abordagem de comunicação respeitosa, assegurando que as empresas visadas estão, de facto, próxima e remotamente interessadas nas informações comerciais que lhes pretende comunicar. Além disso, é importante garantir que as mensagens de correio eletrónico não solicitadas não sejam enviadas em massa. As comunicações devem ser direcionadas e relevantes, e só devem ser enviadas a destinatários que estejam interessados nas ofertas ou que tenham dado o seu consentimento específico.

Além disso, a transparência desempenha um papel fundamental na prospeção comercial B2B em conformidade com o RGPD. É vital informar claramente as empresas-alvo sobre o objetivo da recolha dos seus dados e a forma como serão utilizados. As organizações devem fornecer informações precisas sobre os direitos dos indivíduos, como o direito de aceder, retificar ou apagar os seus dados.

Regra geral, a recolha maciça de dados pessoais, como o envio excessivo de mensagens comerciais por telefone, SMS ou correio eletrónico, deve ser evitada. Para além de se refletir mal na imagem de marca dos seus contactos, estas práticas excessivas são muito mais susceptíveis de lhe causar prejuízos junto da CNIL.

Se não tiver a certeza das suas práticas, recorrer a um especialista pode ser de grande utilidade para evitar ações judiciais desnecessárias e dispendiosas. Contar com um DPO (Data Protection Officer) subcontratado pode ser de grande valor, especialmente quando se está a começar e/ou quando o RGPD ainda é difícil de compreender no contexto do seu negócio. Players como a Dipeeo ajudam as empresas a auditar as suas actividades e a garantir que estão em conformidade.

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Até ter esta garantia de conformidade com o RGPD, é melhor evitar práticas demasiado agressivas/expansivas, expondo-se ainda mais a potenciais ataques legais se as suas práticas acabarem por não estar em conformidade com o RGPD.

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Como fazer prospeção com o RGPD?

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Depois de passar por todas estas regras, que, embora não sejam numerosas, podem ser restritivas para o desenvolvimento da sua atividade, é normal sentir-se um pouco desanimado.

Com tantos intervenientes no mercado a oferecerem a venda de bases de dados pessoais sem cumprirem todos os passos acima mencionados, pode ser tentador ignorar todas estas regras e entregar-se a práticas que não cumprem o RGPD.

Embora estas práticas possam ser atrativas por razões de custos, desaconselhamos vivamente a sua adoção. Pelo contrário, eis algumas boas práticas de prospeção a adotar para se manter em conformidade com o RGPD :

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Optar pela exclusão de todos os seus e-mails, cartas e mensagens de texto.

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O opt-out, no contexto do envio de mensagens comerciais por correio eletrónico e SMS, refere-se à possibilidade de os destinatários destas comunicações anularem a sua inscrição ou deixarem de receber estas mensagens no futuro. Por outras palavras, é o direito dos indivíduos de optarem por não serem incluídos em listas de correio de comunicações comerciais.

O opt-out é uma importante medida de privacidade e de cumprimento do RGPD, pois permite aos destinatários controlar as informações que recebem e decidir se desejam continuar a receber comunicações promocionais.

Quando uma empresa envia mensagens comerciais por correio eletrónico ou SMS, é obrigada a fornecer uma forma fácil e clara de os destinatários exercerem o seu direito de auto-exclusão. Isto pode ser conseguido através da inclusão de uma ligação de anulação da subscrição em mensagens de correio eletrónico e SMS ou através da indicação de um número de telefone ou de uma palavra-chave para anular a subscrição de mensagens SMS comerciais.

Ao respeitar o direito de auto-exclusão, está a demonstrar o seu empenho em respeitar a privacidade dos destinatários e em cumprir os requisitos do RGPD em termos de comunicação comercial.

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Renovação regular das suas bases de dados

A renovação regular das bases de dados de prospeção comercial B2B nos termos do RGPD refere-se à prática de atualizar e verificar regularmente os dados contidos nas bases de dados comerciais.

É importante notar que o período de conservação das informações para fins de prospeção só pode durar 3 anos após o último contacto. Neste caso, o último contacto refere-se a uma interação "positiva" entre a empresa e a pessoa a contactar.

Esta abordagem visa garantir que a informação recolhida é exata, atualizada e relevante, cumprindo simultaneamente os princípios de minimização de dados do RGPD.

Ao atualizar regularmente as suas bases de dados, as empresas podem garantir que dispõem de informações fiáveis sobre os seus potenciais clientes e clientes. Isto implica a eliminação de dados obsoletos, a atualização dos dados de contacto e a verificação da exatidão das informações recolhidas.

A renovação regular das bases de dados permite-nos também respeitar os direitos das pessoas, eliminando os dados das pessoas que exerceram o seu direito de anular a sua inscrição ou de obter a eliminação das suas informações.

Ao realizar esta prática, as empresas podem melhorar a eficácia das suas campanhas de prospeção, ao mesmo tempo que cumprem os requisitos do RGPD em termos de gestão de dados pessoais. Como resultado, adopta um tratamento de dados pessoais ético e em conformidade com a lei, ao mesmo tempo que maximiza o desempenho das suas campanhas de prospeção.

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Comunicação clara e transparente

Uma comunicação clara e transparente na prospeção de vendas B2B para cumprir o RGPD significa adotar uma abordagem honesta e aberta à recolha e utilização dos dados pessoais das empresas-alvo. Isto significa informar de forma transparente as empresas sobre a finalidade da recolha dos seus dados e a forma como serão utilizados.

Uma comunicação clara e transparente significa fornecer informações concisas e compreensíveis sobre os direitos das empresas ao abrigo do RGPD. Isto inclui o direito de aceder aos seus dados, rectificá-los, se necessário, apagá-los ou limitar o seu tratamento. As empresas devem também explicar como podem exercer esses direitos e quem podem contactar para mais informações ou para fazer valer os seus direitos.

Ao comunicarem de forma clara e transparente, as empresas estão a demonstrar o seu empenho em respeitar a privacidade das empresas visadas e em cumprir os requisitos de proteção de dados do RGPD.

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Manter-se a par da evolução tecnológica e jurídica

Mais ainda do que em muitos outros setores, é essencial estudar os avanços tecnológicos no mundo das vendas B2B. Isto é ainda mais verdade se quiser efetuar uma prospeção comercial em conformidade com as regras de proteção de dados promovidas pela CNIL. A legislação e a tecnologia estão intimamente ligadas no domínio da proteção de dados.

Em primeiro lugar, os avanços tecnológicos estão a ter um impacto significativo na recolha, armazenamento e tratamento de dados. Ao estudar estes avanços, as empresas podem identificar as ferramentas e soluções tecnológicas que lhes permitirão implementar práticas em conformidade com o RGPD. Por exemplo, podem ser implementados sistemas de encriptação de dados, de gestão de consentimentos e de pseudonimização para garantir a segurança e a confidencialidade dos dados pessoais recolhidos.

Além disso, ao estudar os avanços tecnológicos em relação à lei, as empresas podem manter-se a par dos desenvolvimentos legais e das obrigações em matéria de proteção de dados. O RGPD é um ato legislativo dinâmico, que evolui de acordo com os avanços tecnológicos e as preocupações com a privacidade.

Mantendo-se a par destes desenvolvimentos, as empresas podem adaptar-se rapidamente aos novos requisitos legais e adotar as medidas necessárias para cumprir a lei. Isto não só ajuda a minimizar os riscos legais associados à prospeção comercial B2B, como também reforça a confiança dos potenciais clientes e dos clientes, demonstrando uma vontade de respeitar os seus direitos de privacidade e de proteção de dados.

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Trabalhar com prestadores de serviços em conformidade com o RGPD

Confiar a sua prospeção comercial B2B a uma agência especializada pode ser vantajoso para o cumprimento do RGPD de várias formas. Em primeiro lugar, uma agência especializada em B2B tem uma experiência aprofundada em prospeção comercial e um conhecimento profundo das regras e regulamentos relacionados com o RGPD.

Ao confiar esta tarefa a profissionais competentes, as empresas podem garantir que as suas práticas de prospeção cumprem os requisitos legais em matéria de proteção de dados pessoais. A agência poderá implementar processos adequados, gerir os consentimentos, gerir as bases de dados em conformidade com os princípios do RGPD e assegurar um acompanhamento rigoroso para garantir a conformidade contínua.

Ao recorrer à experiência de profissionais especializados, as empresas podem beneficiar de um aconselhamento personalizado e de uma abordagem proativa para cumprir o RGPD e manter a confiança dos potenciais clientes e dos clientes em termos de proteção de dados. Ao subcontratar esta parte do seu negócio, as empresas podem concentrar-se nas suas atividades principais, como o desenvolvimento da sua gama de ofertas e/ou o fecho dos contactos gerados pela agência.

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Conclusão

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Em conclusão, é essencial compreender e cumprir os princípios do RGPD na sua prospeção comercial B2B. Ao adotar uma abordagem que esteja em conformidade com a lei, pode construir relações de confiança com os seus potenciais clientes e clientes, garantindo simultaneamente a proteção dos dados pessoais. Ao concentrar-se na transparência, consentimento, segurança dos dados e actualizações regulares da base de dados, pode não só cumprir os requisitos legais, mas também melhorar a sua eficiência e imagem de marca.

Tendo em conta os princípios do RGPD e mantendo-se atualizadas com os desenvolvimentos legais e tecnológicos, as empresas podem prosperar na sua prospeção comercial B2B, respeitando a privacidade e os direitos dos indivíduos.

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